INNOVATE-HANKKEEN TIETOSUOJAILMOITUS

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) - artiklat 13 ja 14

Laatimispäivämäärä: 12.09.2023

Päivitetty: 5.4.2024

Mitä tarkoitusta varten henkilötietoja kerätään?

INNOVATE-hanke on Innovaatio- ja osaamisverkostot (EAKR) valtakunnallisen teeman koordinaatiohanke ja sen toimilla edistetään osaamisintensiivisten liiketoimintaekosysteemien syntymistä, lisätään elinkeinoelämäverkottunutta tutkimustoimintaa ja tuetaan elinkeinoelämälähtöistä osaamisen uudistumista. Teema kannustaa alueellisia TKI-toimijoita – erityisesti tutkimusorganisaatioita ja yrityksiä - nykyistä tiiviimpään maakuntarajat ylittävään yhteistyöhön. Tavoitteena on jalkauttaa ajantasaista tuloksellisuustietoa valtakunnallisista TKI-kehittämistoimista sekä mahdollisuuksista eri valtakunnallisille TKI-toimijoille. Laaja-alaisella yhteistyöllä ja osaamisen siirrolla tuetaan uuden teknologian käyttöönottoa ja sen tarjoamien mahdollisuuksien hyödyntämistä yrityksissä.  

 Hankkeessa: 

1. Käydään vuoropuhelua teemaan liittyvien sidosryhmien kanssa hankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi. 

1. Järjestetään hakuinfoja ja työpajoja, joiden avulla tuodaan esiin rahoitusmahdollisuuksia TKI-toimijoille sekä tarjotaan niille tukea hankkeiden valmistelussa ja toteuttamisessa. 

1. Levitetään tietoa teeman hankkeista ja Innovate-hankkeen tuloksista sekä ajankohtaisista rahoitus- ja koulutusmahdollisuuksista yms. TKI-toimijoille. 

1. Kartoitetaan suomalaisia, elinkeinoelämän hyödynnettävissä olevia TKI-infrastruktuureja, rakennetaan vaatimusmäärittely kaupallisesti hyödynnettäville TKI-infrastruktuureille sekä edistetään infrastruktuurien tarjoajien kyvykkyyksiä tuotteistaa palveluitaan. [päivitetty 5.4.2024] 

Hankkeen toimenpiteisiin (vuoropuhelu sidosryhmien kanssa, hakuinfot ja työpajat, TKI-infrastruktuurien kartoitus) osallistuvien henkilötietoja kerätään ja käytetään hankkeen em. toimenpiteiden järjestämiseen ja yhteydenpitoon hankkeessa. Rekisteriin kerättyjen tietojen käsittelyn perusteena on rahoitusta hakevien ja saavien hankkeiden tukeminen, osaamis- ja innovaatioverkostot teeman vaikuttavuustavoitteiden toteutumisen edesauttaminen, sekä muusta koordinaation toiminnasta viestiminen. Hankkeen toiminnasta, kuten ohjelmasta ja työpajoista, viestitään hankkeen kohderyhmälle, jotka ovat antaneet yhteystietonsa hankkeen toimijoille tai joiden yhteystiedot ovat julkisesti saatavilla. Lisäksi viestintää tehdään uutiskirjein, sosiaalisessa mediassa ja verkostojen kautta. [päivitetty 5.4.2024] 

Hankkeessa toteutettavan TKI-infrastruktuurien kartoituksen osana kerätään julkisesti saatavilla olevia tietoja tutkimusorganisaatioiden sekä muiden julkisten toimijoiden ylläpitämistä TKI-infrastruktuureista. Lisäksi kartoituksessa selvitetään haastattelujen ja työpajojen avulla TKI-infrastruktuurien laajemman hyödyntämisen ja kaupallistamisen edellytyksiä eri toimijoiden näkökulmasta. Näin muodostunutta tutkimusaineistoa, johon sisältyy henkilötietoja, analysoidaan hankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi. Aineistoa voidaan käyttää myös hankkeen ja sen vaikuttavuuden arvioinnissa. Tutkimusaineisto anonymisoidaan viimeistään puoli vuotta aineiston keräämisen jälkeen. Anonymisoitua tutkimusaineistoa voidaan käyttää hankkeen aikana tai sen jälkeen TKI-infrastruktuurien hyödyntämiseen ja tutkimusorganisaatioiden ja yritysten TKI-yhteistyöhön liittyviin tutkimus-, kehittämis- ja opetustarkoituksiin. Hankkeen päätyttyä anonymisoitu tutkimusaineisto arkistoidaan jäljempänä tässä tietosuojailmoituksessa kuvatulla tavalla. [päivitetty 5.4.2024] 

Mitä tietoja keräämme?

Keräämme ja tallennamme henkilöiltä seuraavia tietoja hankkeen tilaisuuksiin ilmoittautumisen tai osallistumisen yhteydessä: nimi, organisaatio, puhelinnumero ja sähköposti. Hankkeen tilaisuuksissa tapahtuvasta valokuvaamisesta tai videoinnista ilmoitetaan tapahtumaan saavuttaessa. Valokuvien ja videoaineiston, joista henkilö on tunnistettavissa, keräämiseen ja tallentamiseen hankkeen toimintaan liittyen pyydetään henkilöltä erikseen suostumus. Etäyhteyksillä järjestettävistä tilaisuuksista otetaan kuvakaappaukset, jotka toimivat nimilistana, joilla voimme tarvittaessa todentaa hankkeen rahoittajalle tilaisuuden järjestämisen. [päivitetty 5.4.2024] 

TKI-infrastruktuurien kartoitusta varten kerätään julkisia tietoja infrastruktuurien toiminnasta, kohderyhmistä ja palvelumalleista sekä niitä hallinnoivista organisaatioista. TKI-infrastruktuurien hyödyntämisen ja kaupallistamisen edellytyksiä arvioidaan haastattelujen sekä työpajojen dokumentaation avulla. Tätä tutkimustarkoitusta varten tallennetaan haastatteluvastaukset sekä työpajojen keskustelut. Haastatteluista ja työpajoista tallennetaan äänitallenne ja sen litteroitu versio, mikäli ne nauhoitetaan. [päivitetty 5.4.2024] 

Millä perusteella keräämme tietoja?

Henkilötietojen keräämisperuste on suostumus. Tämä tarkoittaa, että esimerkiksi ilmoittautujana tilaisuuteen osallistuja antaa luvan tietojensa liittämiseen osallistujalistaan. Haastatteluihin osallistuvilta pyydetään suostumus haastatteluun, sen tallentamiseen ja tulosten hyödyntämiseen tutkimuksen tavoitteen mukaisesti sekä tutkimuksessa että julkaisuissa anonymisoituna hankkeen aikana ja sen jälkeen. 

Mistä kaikkialta henkilötietoja keräämme

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään sekä julkisesti saatavilla olevista lähteistä internetistä (mm. organisaation verkkosivut).  [päivitetty 5.4.2024] 

Kenelle tietoja siirretään?  

Hankkeen toiminnassa siirtyy henkilötietoja seuraaville ulkopuolisille henkilötietojen käsittelijöille: 

• Creamailer-uutiskirjetyökalua käytetään viestintätarkoituksiin hankkeen kohderyhmälle, jotka ovat antaneet yhteystietonsa hankkeen toimijoille.  
• Tilaisuuksien ja työpajojen ilmoittautumisten hallintaan käytetään tapahtumanhallintapalvelua (kuten Lyyti tai Webropol). LAB ja palveluntarjoaja ovat solmineet sopimuksen henkilötietojen käsittelyä koskevista käytännöistä. 
• Palautteen ja muiden kyselyjen keräämiseen voidaan käyttää ulkoisen palvelutarjoajan verkkolomakepalvelua (kuten Webropol).  

• Henkilötietoja (esim. nimi ja yhteystiedot, haastatteluvastaukset) päivitetään ja säilytetään LAB-ammattikorkeakoulun laitteilla ja tietojenkäsittelyyn hyväksytyissä palveluissa. [päivitetty 5.4.2024] 

Haastattelujen litteroinnissa eli kääntämisessä tekstimuotoon voidaan käyttää palveluntarjoajaa, joka on sitoutunut henkilötietojen turvalliseen käsittelyyn ja tuhoaa saamansa äänitekopion litteroinnin jälkeen. [päivitetty 5.4.2024] 

 Hankehenkilöstöllä on pääsy hankkeen aikana rekisterin henkilötietoihin. Tutkimusaineiston osalta vain hankehenkilökunnalla on pääsy aineistoon, joka sisältää suorat tunnistetiedot (kuten haastattelunauhoituksiin). Anonymisoitua tutkimusaineistoa voivat käyttää myös muut kuin toteuttajan henkilöstö TKI-infrastruktuurien hyödyntämiseen ja tutkimusorganisaatioiden ja yritysten TKI-yhteistyöhön liittyviin julkaisuihin, tutkimukseen, kehittämiseen ja opetukseen. [päivitetty 5.4.2024] 

Minne tietoja siirretään?

Kerättyjä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.  

 Anonymisoidun aineiston käsittelyssä ja julkaisujen kirjoittamisessa (ml. kielentarkastus) voidaan käyttää palveluita, joiden palvelimet voivat sijaita Euroopan talousalueen ulkopuolella. 

Kerättyjen tietojen turvallinen säilyttäminen ja jatkokäyttö

Hankkeisiin osallistuvien henkilöiden täyttämät lomakkeet säilytetään kulunvalvotuissa tiloissa lukitussa kaapissa.  

Digitaaliset aineistot säilytetään LAB-ammattikorkeakoulun ja LUT-yliopiston tietoturvallisilla palvelimilla ja pääsy tietoihin on vain hankehenkilökunnalla. 

 Hankkeessa syntyvään alkuperäiseen tutkimusaineistoon (kuten haastattelunauhoitukset) sekä alkuperäisen ja anonymisoidun aineiston yhdistävään koodiavaimeen on pääsy vain hankehenkilökunnalla. Tutkimusaineistosta poistetaan henkilötiedot analysointivaiheessa ja anonymisoitu aineisto arkistoidaan LAB-ammattikorkeakoulun tietoturvallisille palvelimille.  

Anonymisoitua tutkimusaineistoa säilytetään ja käytetään henkilön suostumukseen perustuen tutkimuksen päättymisen jälkeen TKI-infrastruktuurien hyödyntämiseen ja tutkimusorganisaatioiden ja yritysten TKI-yhteistyöhön liittyviin tutkimus-, opetus- ja kehittämistarkoituksiin. [päivitetty 5.4.2024] 

Kuinka kauan aineistoa säilytetään?

Hankkeen toimenpiteisiin osallistuvien henkilötietoja säilytetään viestintä- ja yhteydenpitotarkoituksiin hankkeen ajan 1.9.2023–31.8.2025 (tai kunnes hanke virallisesti päättyy mahdollisen jatkoajan jälkeen). [päivitetty 5.4.2024] 

Hankkeen seuranta-aineistoa kuten osallistujalistoja ja henkilötietolomakkeita säilytetään ja arkistoidaan rahoittajan ohjeiden mukaisesti vähintään viiden vuoden ajan hankkeen viimeisen maksuerän eräpäivästä. [päivitetty 5.4.2024] 

 Alkuperäisaineisto (haastattelutallenteet) tuhotaan 31.8.2025 (tai kunnes hanke virallisesti päättyy mahdollisen jatkoajan jälkeen) mennessä ja anonymisoitu aineisto puoli vuotta viimeisen aineistoon liittyvän julkaisun jälkeen LUT-korkeakoulujen ohjeiden mukaisesti. TKI-kartoituksen haastattelujen ja työpajojen osallistujien yhteystietoja säilytetään kuusi kuukautta hankkeen päättymisen jälkeen mahdollisia seurantahaastatteluja ja toimintamallien jatkotyöstämistä varten. [päivitetty 5.4.2024] 

Millaista päätöksentekoa?

Aineistoa käsiteltäessä ei tapahdu automaattista päätöksentekoa. 

Oikeutesi

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus, milloin henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.  

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietolainsäädäntöä. 

Rekisteröidyllä on seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet: 

1. Rekisteröidyn oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot. 

1. Rekisteröidyn oikeus tietojensa oikaisemiseen. 

1. Rekisteröidyn oikeus tietojensa poistamiseen.  

1. Rekisteröidyn oikeus tietojen rajoittamiseen. 

1. Rekisteröidyn oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. 

 Rekisteröidyn halutessa käyttää tietosuojalainsäädännön mukaisia oikeuksia, rekisteröityä pyydetään ottamaan yhteyttä tietosuojavastaavaan, jonka yhteystiedot on mainittu alla. 

Rekisterin tiedot 

INNOVATE-hankkeen rekisteri 

Hankkeen kesto: 1.9.2023–31.8.2025 

Rekisterinpitäjä 

LAB-ammattikorkeakoulu Oy
Y-tunnus 2630644-6
Osoite: Mukkulankatu 19,15210 Lahti
Puhelin 03 828 18 (vaihde)
helpdesk@lut.fi 

Yhteyshenkilön tiedot 

Martti Mäkimattila, LAB-ammattikorkeakoulu
Mukkulankatu 19, 15101 Lahti, Finland
+358 40 7388177
martti.makimattila@lab.fi

Yhteistyöhankkeena tehtävän hankkeen osapuolet ja vastuunjako

INNOVATE-hanke on LAB-ammattikorkeakoulun hanke. LAB-ammattikorkeakoulu toimii hankkeen hallinnoijana ja koordinoi hanketta. Hanketta rahoittaa Euroopan aluekehitysrahasto (EAKR) Etelä-Savon elinkeino-, liikenne ja ympäristökeskuksen myöntämällä rahoituksella. 

Hankkeen vastuullinen johtaja  

Ulla Kotonen, LAB-ammattikorkeakoulu
Mukkulankatu 19, 15101 Lahti, Finland
+358 44 798 0588
ulla.kotonen@lab.fi

Hankkeen suorittajat

Projektipäälliköt, projektikoordinaattori, asiantuntijat ja mahdollisesti hankkeen toteutukseen osallistuvat harjoittelijat sekä opiskelijat  

LABin tietosuojavastaava

Lakimies Ilona Saarenpää
Lappeenrannan teknillinen yliopisto, Yliopistonkatu 34, 53850 Lappeenranta
Puhelinnumero: 050 564 4623
Sähköposti: tietosuoja@lut.fi